Easy Accounting Kërko ofertë
Shërbim profesional

Digjitalizim dhe qasje nga distanca

Dokumente të organizuara, qasje nga distanca dhe arkiv digjital për biznesin

Të gjitha shërbimetKërko ofertë
Detaje të shërbimit

Çfarë përfshin ky shërbim?

Digjitalizimi e bën punën me dokumente më të shpejtë, më të organizuar dhe më të kontrollueshme. Ky shërbim përfshin organizimin e faturave, kontratave, bankave, pagave dhe dokumenteve institucionale në formë digjitale, që ato të gjenden shpejt kur kërkohen nga klienti, banka, ATK, menaxhmenti ose institucione të tjera.

Pikat kryesore

Qasje nga distanca
Arkiv digjital
Dokumente të kërkueshme
Qasje e kontrolluar
Digjitalizim procesesh
Qasja për këtë shërbim:Qasja është organizim dhe qasje e shpejtë: dokumentet ruhen me rend, ndahen sipas kategorive dhe gjenden shpejt kur kërkohen nga klienti, banka, ATK ose menaxhmenti.

Si e trajtojmë në praktikë?

01 Përcaktojmë kategoritë e dokumenteve dhe mënyrën e dorëzimit.
02 Organizojmë faturat, kontratat, bankat, pagat dhe dokumentet institucionale.
03 Vendosim proces për dokumente mujore dhe kontroll të mungesave.
04 Ruajmë gjurmë të qarta për kërkesa, konfirmime dhe raportim.
Digjitalizim dhe qasje nga distanca

Dokumente të organizuara, qasje më e shpejtë dhe punë nga distanca

Dokumentet e biznesit nuk duhet të ruhen në mënyrë të shpërndarë në WhatsApp, email, desktop ose foldera pa strukturë. Një arkiv digjital i organizuar ndihmon që faturat, bankat, kontratat, pagat, raportet dhe dokumentet institucionale të ruhen me rend, të kontrollohen më shpejt dhe të jenë të gatshme kur kërkohen.

Organizimi digjital i dokumenteve

Pse duhet?

Dokumentet e organizuara në arkiv digjital gjenden më shpejt, kontrollohen më lehtë dhe mund të përdoren nga klienti dhe ekipi pa qenë e nevojshme prania fizike në zyrë.

Për cilat biznese?

  • Biznese që punojnë nga distanca
  • Biznese me shumë fatura
  • Biznese me bankë, arkë, paga dhe kontrata
  • Biznese që shpesh u kërkohen dokumente nga banka, ATK ose institucione
  • Biznese që duan proces më të rregullt mujor

Çka përfshin?

  • Krijim i strukturës së folderave
  • Ndarje sipas muajve
  • Ndarje sipas kategorive
  • Ruajtje e faturave, bankës, pagave dhe kontratave
  • Kontroll i dokumenteve të pranuara
  • Listë e dokumenteve që mungojnë
  • Arkivim digjital

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A mjafton t’i dërgoj dokumentet vetëm në WhatsApp?
WhatsApp mund të përdoret për komunikim të shpejtë, por për ruajtje dhe kontroll profesional dokumentet duhet të organizohen në strukturë të qartë.

Punë nga distanca

Pse duhet?

Puna nga distanca e lehtëson komunikimin me klientin dhe e bën procesin më të shpejtë, pa qenë nevoja që dokumentet të dorëzohen fizikisht çdo herë.

Kur duhet?

  • Kur klienti nuk ka mundësi të vijë fizikisht
  • Kur biznesi ka dokumente çdo muaj
  • Kur duhet reagim i shpejtë
  • Kur stafi punon në lokacione të ndryshme
  • Kur kërkohet qasje nga menaxhmenti ose banka

Si funksionon?

  • Përcaktohet mënyra e dorëzimit
  • Krijohet struktura e dokumenteve
  • Klienti dërgon dokumentet sipas kategorive
  • Easy Accounting kontrollon dokumentet
  • Raportohen mungesat dhe çështjet që kërkojnë sqarim

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A mund të kryhet kontabiliteti pa ardhur fizikisht në zyrë?
Po, nëse dokumentet dërgohen në mënyrë të rregullt dhe të organizuar.

Struktura e folderave

Pse duhet?

Folderat e qartë shmangin humbjen e dokumenteve dhe e bëjnë më të lehtë kontrollin mujor, raportimin dhe gjetjen e dokumenteve kur kërkohen.

Strukturë e rekomanduar

  • 2026 / 01 Janar / Fatura shitjeje
  • 2026 / 01 Janar / Fatura blerjeje
  • 2026 / 01 Janar / Banka
  • 2026 / 01 Janar / Arka
  • 2026 / 01 Janar / Paga
  • 2026 / 01 Janar / Kontrata
  • 2026 / 01 Janar / Import / eksport
  • 2026 / 01 Janar / ATK / deklarime
  • 2026 / 02 Shkurt
  • 2026 / 03 Mars

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A duhet ndarja sipas muajve?
Po, ndarja sipas muajve e bën më të lehtë kontrollin, deklarimin dhe raportimin.

Dorëzimi mujor i dokumenteve

Pse duhet?

Dokumentet që dorëzohen me vonesë krijojnë rrezik për deklarime të pasakta, mungesa, korrigjime dhe vonesa në raportim.

Kur duhet?

  • Gjatë muajit
  • Para afateve tatimore
  • Para përgatitjes së raportit mujor
  • Para dorëzimit në bankë ose institucion
  • Para përgatitjes së pasqyrave financiare

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

Kur është koha më e mirë për t’i dërguar dokumentet?
Sa më herët gjatë muajit dhe gjithmonë para afateve të deklarimit ose raportimit.

Kontrolli i dokumenteve që mungojnë

Pse duhet?

Mungesa e një fature, pagese, ekstrakti bankar ose dokumenti mbështetës mund të ndikojë në deklarim, raportim dhe pasqyra financiare.

Çka kontrollohet?

  • Fatura pa pagesë
  • Pagesa pa faturë
  • Banka pa dokument mbështetës
  • Fatura pa NUI
  • Dokumente të importit që mungojnë
  • Kuponë fiskalë të palidhur
  • Kontrata pa nënshkrim
  • Dokumente të punëtorëve
  • Asete pa faturë
  • Stoqe pa evidencë

Si bëhet?

  • Krijohet listë e mungesave
  • Njoftohet klienti
  • Kërkohet dokumenti ose sqarimi
  • Dokumenti ruhet në folderin përkatës
  • Pas plotësimit, përditësohet statusi

FAQ

A mund të deklarohet pa dokumentet e plota?
Kjo varet nga rasti, por deklarimi pa dokumente të plota rrit rrezikun për gabime dhe korrigjime.

Qasje dhe autorizime

Pse duhet?

Jo çdo person duhet të ketë qasje në çdo dokument. Qasja duhet të jetë e kontrolluar sipas rolit dhe nevojës.

Për cilat biznese?

  • Pronari
  • Menaxheri
  • Personi përgjegjës për dokumente
  • Kontabiliteti
  • Stafi i autorizuar
  • Konsulenti ose banka, vetëm kur nevojitet dhe me kujdes

Çka duhet të kontrollohet?

  • Kush ka qasje
  • Çfarë mund të shohë
  • Çfarë mund të ngarkojë
  • A mund të fshijë dokumente
  • A mund të ndajë dokumente me të tjerë
  • Si revokohet qasja kur largohet stafi

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A duhet të kenë të gjithë punëtorët qasje në dokumentet financiare?
Jo. Qasja duhet të kufizohet sipas rolit dhe nevojës.

Kërkim i shpejtë i dokumenteve

Pse duhet?

Kur dokumentet janë të emërtuara dhe të ruajtura mirë, ato gjenden shpejt për klientin, bankën, ATK-në, menaxhmentin ose institucionin.

Si emërtohen dokumentet?

  • Data - Furnitori/Klienti - Lloji - Shuma
  • 2026-01-15 - Furnitori ABC - Faturë blerjeje - 250 EUR
  • 2026-01 - Banka - Ekstrakti mujor
  • 2026-02 - Lista e pagave
  • 2026-03-10 - Kontratë punëtori - Emri

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A ka rëndësi emri i file-it?
Po. Emërtimi i qartë kursen kohë dhe zvogëlon gabimet.

Dokumente për bankë, ATK dhe institucione

Pse duhet?

Bizneset shpesh kanë nevojë të dërgojnë dokumente në bankë, ATK, institucione, grante ose tenderë. Nëse dokumentet janë të organizuara, përgatitja bëhet më shpejt.

Si ndihmon arkivi digjital?

  • Dokumentet gjenden më shpejt
  • Verifikohen më lehtë
  • Dërgohen në kohë
  • Ruhet gjurma e dokumenteve të dërguara

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A mund të përgatiten më shpejt dokumentet për bankë nëse janë të organizuara digjitalisht?
Po, nëse dokumentet janë të emërtuara dhe të ndara sipas kategorive.

Arkivim dhe ruajtje afatgjatë

Pse duhet?

Dokumentet kontabël, tatimore, kontraktuale dhe të punëtorëve duhet të ruhen me kujdes për periudha të ndryshme, sipas kërkesave të biznesit, kontabilitetit dhe institucioneve.

Praktika e mirë

  • Ndarje sipas vitit
  • Ndarje sipas muajit
  • Ndarje sipas kategorisë
  • Backup
  • Kufizim i qasjes
  • Kontroll periodik

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A zëvendëson arkivi digjital arkivin fizik?
Varet nga dokumenti dhe kërkesat ligjore/praktike. Ruajtja digjitale ndihmon organizimin, por dokumentet fizike ose origjinale mund të kërkohen sipas rastit.

Siguri dhe konfidencialitet

Pse duhet?

Dokumentet financiare, tatimore, bankare dhe të punëtorëve përmbajnë të dhëna të ndjeshme. Ato duhet të ruhen dhe ndahen me kujdes.

Çka duhet të kontrollohet?

  • Qasje e kufizuar
  • Fjalëkalime të sigurta
  • Mosdërgim i panevojshëm i dokumenteve
  • Ndarje vetëm me persona të autorizuar
  • Backup
  • Mosruajtje në pajisje të pasigurta
  • Kujdes me të dhënat personale

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

Shënim

Burim ligjor: Ligji Nr. 06/L-082 për Mbrojtjen e të Dhënave Personale dhe Agjencia për Informim dhe Privatësi.

FAQ

A mund të ndahen dokumentet financiare me çdo punëtor?
Jo. Dokumentet duhet të ndahen vetëm me personat që kanë nevojë dhe autorizim.

Digjitalizim i proceseve

Pse duhet?

Digjitalizimi nuk është vetëm skanim dokumentesh. Ai nënkupton rregulla të qarta për dorëzim, kontroll, ruajtje, emërtim, ndarje dhe raportim.

Çka mund të digjitalizohet?

  • Dorëzimi i faturave
  • Lista e mungesave
  • Raportimi mujor
  • Dosja e punëtorëve
  • Kontratat
  • Dokumentet për bankë
  • Dokumentet për ATK
  • Komunikimi me klientin
  • Arkivimi vjetor

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A është digjitalizimi vetëm për bizneset e mëdha?
Jo. Edhe bizneset e vogla përfitojnë shumë nga organizimi digjital i dokumenteve.

Përgatitje për AI Accounting

Pse duhet?

Automatizimi dhe AI Accounting funksionojnë më mirë kur dokumentet janë të strukturuara, të lexueshme dhe të ndara sipas kategorive.

Çka duhet për AI Accounting?

  • Dokumente të skanuara qartë
  • Emërtim i saktë
  • Fatura të plota
  • Ndarje sipas muajve
  • Kategori të qarta
  • Kontroll i mungesave
  • Standardizim i formatit
  • Ruajtje e rregullt

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

A zëvendëson AI kontrollin profesional?
Jo. AI mund të ndihmojë në lexim dhe organizim, por kontrolli profesional i dokumenteve dhe trajtimi kontabël mbeten të domosdoshme.

Gabimet e shpeshta në ruajtjen e dokumenteve

Pse duhet?

Gabimet në ruajtje krijojnë vonesa, humbje dokumentesh dhe paqartësi në deklarim ose raportim.

Gabime të shpeshta

  • Dokumente të shpërndara në WhatsApp
  • Fatura pa emër të qartë
  • Dokumente të ruajtura në desktop pa backup
  • Fatura pa muaj ose kategori
  • Banka e përzier me fatura
  • Dokumente të dyfishuara
  • Dokumente të palexueshme
  • Mungesë kontrolli mujor
  • Qasje e pakontrolluar nga shumë persona
  • Mosruajtje e kontratave dhe dokumenteve të punëtorëve

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

FAQ

Cili është gabimi më i zakonshëm?
Ruajtja e dokumenteve në vende të ndryshme pa strukturë, gjë që e bën të vështirë gjetjen dhe kontrollin.

Dokumentet që duhen organizuar

Pse duhet?

Lista e dokumenteve kryesore ndihmon biznesin të kuptojë çfarë duhet të ruhet në strukturë digjitale dhe çfarë duhet të kontrollohet çdo muaj.

Si bëhet?

  • Përcaktohet struktura dhe mënyra e dorëzimit.
  • Dokumentet ndahen sipas vitit, muajit dhe kategorisë.
  • Kontrollohen mungesat, qasjet dhe dokumentet e paqarta.
  • Ruhet gjurma e kërkesave, konfirmimeve dhe raportimit.

Shënim

Sa më herët të organizohen dokumentet, aq më shpejt gjenden kur kërkohen për deklarim, raportim, bankë, ATK ose menaxhment.

FAQ

Pse duhet listë e dokumenteve që organizohen?
Sepse ndihmon biznesin të mos humbë dokumente dhe të ketë kontroll më të qartë mbi dosjen digjitale.

FAQ

Pyetje të shpeshta për digjitalizim

A mund të punojmë plotësisht nga distanca?

Po, nëse dokumentet dërgohen rregullisht dhe organizohen në strukturë të qartë.

A duhet t’i ruaj dokumentet edhe fizikisht?

Varet nga lloji i dokumentit dhe kërkesat ligjore/praktike. Dokumentet origjinale duhet të ruhen kur kërkohen sipas rastit.

A mund të kërkoj dokumente shpejt kur më duhen për bankë?

Po, nëse dokumentet janë të organizuara sipas vitit, muajit dhe kategorisë.

A ka qasje çdo person në arkivin digjital?

Jo. Qasja duhet të jepet vetëm për personat e autorizuar.

A ndihmon arkivi digjital për kontabilitet më të shpejtë?

Po, sepse dokumentet janë më të qarta, më të lehta për kontroll dhe më të shpejta për raportim.

Orientim profesional

Dëshironi dokumente më të organizuara?

Na dërgoni mënyrën si i ruani dokumentet aktualisht, numrin mesatar të dokumenteve në muaj dhe kategoritë kryesore. Ekipi ynë ju orienton për strukturën, qasjen dhe procesin mujor.

Dërgo kërkesënWhatsAppDërgo email
Burime dhe standarde

Burime për siguri, privatësi dhe organizim digjital

PRIVATËSI Hape burimin LIGJ Shiko ligjin ISO Shiko standardin NIST Shiko burimin ATK Hape ATK

Shënim: Informacioni në këtë faqe është orientues dhe bazohet në burime zyrtare ose praktika profesionale. Kërkesat, dokumentet, afatet dhe procedurat mund të ndryshojnë sipas rastit konkret, statusit të biznesit dhe institucionit përgjegjës. Easy Accounting nuk është institucion publik dhe nuk zëvendëson vendimin ose interpretimin zyrtar të autoriteteve kompetente.

TelefonWhatsAppEmail
WhatsApp