Blerjet me para të gatshme: dokumentet që duhet të ekzistojnë për çdo shpenzim
Blerjet me para të gatshme kërkojnë kujdes të veçantë. Çdo shpenzim duhet të lidhet me kupon, faturë, arsye biznesi dhe person përgjegjës.
Përmbledhje e shkurtër
Blerjet me para të gatshme janë një nga zonat ku bizneset bëjnë më së shumti gabime. Problemi nuk është vetëm pagesa me cash, por mungesa e dokumentit, shpjegimit dhe lidhjes me aktivitetin e biznesit. Kuponi fiskal, fatura tatimore, raporti i arkës dhe dëshmia se shpenzimi lidhet me biznesin duhet të ruhen në mënyrë të rregullt. Rregullat për kuponët fiskalë dhe faturat tatimore dallojnë sipas llojit të furnizimit dhe palës blerëse, prandaj çdo blerje duhet të kontrollohet para regjistrimit në kontabilitet.
Çka ka ndryshuar?
Shpenzimet me para të gatshme harrohen lehtë nëse dokumenti nuk dorëzohet në kohë. Kur kuponi, fatura ose shënimi i shpenzimit mbetet pa u ruajtur, më vonë bëhet e vështirë të sqarohet arsyeja e blerjes, personi përgjegjës dhe periudha që i përket.
Kush preket?
Kjo çështje prek bizneset që janë të lidhura me temën përkatëse, veçanërisht në rastet kur vendimmarrja ndikon në dokumentacion, paga, tatime, afate, pagesa apo raportim financiar.
Çka duhet të bëjë biznesi?
Biznesi duhet të kontrollojë dokumentet përkatëse, të përcaktojë qartë përgjegjësitë e brendshme dhe të veprojë para afatit, në mënyrë që informacioni të shndërrohet në veprim konkret, jo vetëm në lexim.
- Dokumentoni çdo blerje cash menjëherë
- Kontrolloni kur duhet kupon fiskal dhe kur faturë tatimore
- Lidhni shpenzimin me arsye biznesi dhe person përgjegjës
- Barazoni arkën me dokumentet para raportimit mujor
Shembull praktik
Në praktikë, çdo temë duhet të lidhet me një dokument konkret të biznesit, si faturë, kontratë, deklarim, listë pagash apo vendim të brendshëm, në mënyrë që informacioni të mund të kontrollohet, argumentohet dhe ruhet.
Pse cash-i duhet të dokumentohet menjëherë?
Shpenzimet me para të gatshme harrohen lehtë nëse dokumenti nuk dorëzohet në kohë. Kur kuponi, fatura ose shënimi i shpenzimit mbetet pa u ruajtur, më vonë bëhet e vështirë të sqarohet arsyeja e blerjes, personi përgjegjës dhe periudha që i përket.
Kur duhet kupon fiskal dhe kur faturë tatimore?
Kuponi fiskal dhe fatura tatimore nuk kanë gjithmonë të njëjtin rol. Për disa blerje mund të mjaftojë kuponi fiskal, ndërsa në transaksione biznes-biznes ose te shpenzimet që duhet të regjistrohen qartë në kontabilitet mund të kërkohet faturë tatimore me të dhëna të plota.
Pse arka duhet të përputhet me dokumentet?
Arka tregon lëvizjen e parave të gatshme, por dokumentet tregojnë arsyen e shpenzimit. Nëse arka nuk përputhet me kuponët, faturat dhe shënimet mbështetëse, biznesi mund të ketë paqartësi në raportim, shpenzime të pambështetura ose regjistrime të pasakta.
Pse blerjet e vogla të përsëritura krijojnë problem?
Blerjet e vogla duken të parëndësishme kur ndodhin një nga një, por në fund të muajit mund të krijojnë shumë dokumente të humbura, shpenzime pa përshkrim dhe mospërputhje në arkë. Këto blerje duhet të trajtohen me të njëjtin kujdes si shpenzimet më të mëdha.
Si bëhet kontrolli mujor i arkës?
Në fund të muajit duhet të krahasohen paratë e gatshme, raporti i arkës, kuponët fiskalë, faturat tatimore, dëshmitë e pagesave dhe regjistrimet në kontabilitet. Çdo pagesë duhet të ketë arsye biznesi dhe person përgjegjës.
Dokumentet që duhet të kontrollohen dhe ruhen
Duhet të ruhen kuponi fiskal, fatura tatimore, raporti i arkës, dëshmia e pagesës nëse ka, shënimi për arsyen e shpenzimit, emri i personit përgjegjës për blerjen dhe regjistrimi në kontabilitet.
Pyetje të shpeshta
A mjafton kuponi fiskal për çdo blerje?
Jo gjithmonë. Për disa raste mund të kërkohet faturë tatimore, sidomos kur blerja bëhet biznes-biznes dhe duhet të regjistrohet si shpenzim i qartë në kontabilitet.
Pse duhet të shkruhet arsyeja e blerjes?
Sepse pas disa javësh mund të mos dihet pse është bërë shpenzimi. Një shënim i thjeshtë si “material për zyrë”, “servisim pajisjeje” ose “transport dokumentesh” e bën dokumentin më të qartë.
Kush duhet t’i dorëzojë dokumentet e cash-it?
Personi që e ka bërë blerjen duhet ta dorëzojë dokumentin menjëherë, bashkë me përshkrimin e shpenzimit dhe periudhën përkatëse.
Shënim: Ky artikull ka karakter informues dhe praktik. Përpara se një blerje me para të gatshme të regjistrohet si shpenzim biznesi, duhet të kontrollohen dokumentet, arsyeja e shpenzimit, personi përgjegjës dhe lidhja me aktivitetin e biznesit.