Kërkesa për Fiskalizim në EDI: Si funksionon Kodi Unik dhe kalimi nga PEF në SEF?
Digjitalizimi i proceseve tatimore në Kosovë po vazhdon edhe në fushën e fiskalizimit. Një nga zhvillimet më të fundit është funksionalizimi i shërbimit elektronik “Kërkesë për Fiskalizim” në Sistemin Elektronik EDI të Administratës Tatimore të Kosovës.
Ky shërbim u mundëson tatimpaguesve të paraqesin në mënyrë elektronike kërkesën për pajisje me Kodin Unik për Fiskalizim, i cili nevojitet për përdorimin e Softuerit Elektronik Fiskal – SEF.
Shërbimi i ri është funksionalizuar në zbatim të Udhëzimit Administrativ MF Nr. 01/2026 për Shfrytëzimin e Pajisjeve Elektronike Fiskale, Sistemeve Fiskale dhe Softuerëve Elektronikë Fiskalë. Udhëzimi është publikuar më 27 prill 2026, ndërsa shërbimi i ri në EDI është njoftuar nga ATK-ja më 9 korrik 2026.
Çfarë ka ndryshuar në sistemin EDI?
Në versionin e ri të sistemit EDI është shtuar një pjesë e veçantë për fiskalizimin.
Tatimpaguesit mund ta gjejnë këtë shërbim duke u kyçur në EDI dhe duke ndjekur rrugën:
EDI → Fiskalizimi → Kërkesë për Fiskalizim
Përmes kësaj pjese, biznesi mund të kontrollojë nëse është pajisur më parë me Kodin Unik për Fiskalizim ose, në rast se nuk e posedon këtë kod, të paraqesë kërkesën në mënyrë elektronike.
Sipas njoftimit të ATK-së, tatimpaguesit që tashmë janë pajisur me Kodin Unik për Fiskalizim do ta kenë kodin të shfaqur në sistem. Tatimpaguesit që nuk e kanë kodin mund të aplikojnë përmes shërbimit të ri.
Çfarë është Kodi Unik për Fiskalizim?
Kodi Unik për Fiskalizim është kodi identifikues që i mundëson tatimpaguesit të lidhet me procesin e fiskalizimit përmes Softuerit Elektronik Fiskal.
Ky kod nuk duhet të ngatërrohet me:
* numrin fiskal të biznesit;
* Numrin Unik Identifikues – NUI;
* numrin e TVSH-së;
* licencën ose certifikatën e vetë softuerit;
* numrin e një fature ose kuponi fiskal.
Kodi lidhet me tatimpaguesin dhe është parakusht për përdorimin e SEF-it. Pa u rregulluar kjo pjesë, biznesi nuk duhet të fillojë në mënyrë të pakontrolluar përdorimin e një zgjidhjeje të re fiskale.
Kush duhet të aplikojë?
Sipas njoftimit të ATK-së, përmes shërbimit “Kërkesë për Fiskalizim” mund të aplikojnë dy kategori kryesore të tatimpaguesve:
1. Tatimpaguesit që do të fillojnë përdorimin e Softuerit Elektronik Fiskal – SEF;
2. Tatimpaguesit që janë në proces të kalimit nga Pajisjet Elektronike Fiskale – PEF në Softuerin Elektronik Fiskal – SEF.
Kjo nënkupton se shërbimi është veçanërisht i rëndësishëm për bizneset që po planifikojnë të ndryshojnë mënyrën e lëshimit dhe raportimit të kuponëve fiskalë.
Cili është dallimi ndërmjet PEF-it dhe SEF-it?
PEF – Pajisje Elektronike Fiskale i referohet pajisjes ose sistemit fiskal që biznesi e përdor për regjistrimin e shitjeve dhe lëshimin e kuponëve fiskalë.
SEF – Softuer Elektronik Fiskal është një zgjidhje softuerike fiskale, e cila duhet t’i plotësojë kriteret teknike dhe funksionale të përcaktuara nga ATK-ja dhe të jetë e certifikuar për përdorim fiskal.
Në praktikë, SEF-i mund të integrohet më lehtë me sistemet e shitjes, magazinën, menaxhimin e artikujve, raportet dhe proceset e tjera të biznesit. Megjithatë, fakti që një biznes përdor një program për shitje, kontabilitet ose magazinë nuk do të thotë automatikisht se ai program është edhe Softuer Elektronik Fiskal i certifikuar.
Prandaj, para se të lidhet kontrata ose të fillojë implementimi, duhet të kontrollohet nëse versioni konkret i softuerit gjendet në listën publike të SEF-ëve të certifikuar nga ATK-ja. ATK-ja ka publikuar një listë të tillë, e cila përmban kompaninë, emrin e softuerit, numrin, versionin, llojin dhe datën e certifikimit dhe e cila përditësohet vazhdimisht.
A duhet çdo biznes të kalojë menjëherë në SEF?
Njoftimi për shërbimin e ri në EDI nuk duhet të interpretohet si një afat i përgjithshëm, sipas të cilit të gjitha bizneset duhet të ndërpresin menjëherë përdorimin e PEF-it dhe të kalojnë në SEF.
Njoftimi përcakton se përmes shërbimit mund të aplikojnë bizneset që:
* planifikojnë të fillojnë përdorimin e SEF-it; ose
* janë tashmë në proces të kalimit nga PEF-i në SEF.
Në vetë njoftimin nuk është përcaktuar një datë e përgjithshme deri në të cilën çdo tatimpagues duhet ta përfundojë këtë kalim. Për këtë arsye, situata duhet të vlerësohet sipas kategorisë së tatimpaguesit, sistemit aktual që përdor, aktivitetit të biznesit dhe udhëzimeve përkatëse të ATK-së.
Bizneset nuk duhet të ndërmarrin ndryshime teknike vetëm duke u bazuar në informata jozyrtare ose në rekomandimin e një shitësi të softuerit.
Çfarë duhet të kontrollojë biznesi para se të kalojë në SEF?
Kalimi nga një pajisje fiskale në një sistem të ri nuk është vetëm instalim teknik. Ai ndikon drejtpërdrejt në shitje, TVSH, stok, arkë, raporte dhe kontabilitet.
Para fillimit të procesit, rekomandohet të kontrollohen këto çështje:
1. Statusi në sistemin EDI
Biznesi duhet të kyçet në EDI dhe të kontrollojë nëse Kodi Unik për Fiskalizim është tashmë i shfaqur.
Nëse kodi nuk figuron, ndërsa biznesi planifikon përdorimin e SEF-it, duhet të shqyrtohet paraqitja e kërkesës përmes shërbimit të ri.
2. Certifikimi i softuerit
Duhet të verifikohet jo vetëm emri i kompanisë që e ofron softuerin, por edhe:
* emri i saktë i SEF-it;
* versioni i certifikuar;
* lloji i sistemit;
* data e certifikimit;
* statusi aktual në listën e ATK-së.
Një kompani mund të ketë disa produkte ose versione të ndryshme. Certifikimi i një versioni nuk duhet të merret automatikisht si certifikim i çdo versioni tjetër.
3. Njësitë dhe lokacionet e biznesit
Biznesi duhet të sigurohet që të gjitha njësitë, pikat e shitjes dhe lokacionet operative janë të regjistruara saktë.
Të dhënat në softuer duhet të përputhen me të dhënat zyrtare të biznesit, përfshirë:
* emrin e biznesit;
* NUI-në;
* numrin fiskal;
* numrin e TVSH-së, kur aplikohet;
* adresën;
* njësinë përkatëse;
* aktivitetin dhe pikën e shitjes.
4. Normat e TVSH-së
Para fillimit të përdorimit duhet të kontrollohen normat e TVSH-së për secilin artikull ose shërbim.
Një konfigurim i gabuar mund të shkaktojë:
* llogaritje të pasaktë të TVSH-së;
* shitje të regjistruara në normën e gabuar;
* mospërputhje ndërmjet kuponëve fiskalë dhe deklaratës së TVSH-së;
* nevojë për korrigjime të mëvonshme.
5. Artikujt dhe shërbimet
Lista e artikujve duhet të pastrohet dhe të organizohet para migrimit.
Duhet të shmangen:
* artikujt e dyfishuar;
* emërtimet e paqarta;
* njësitë matëse të pasakta;
* çmimet e vjetruara;
* normat e gabuara tatimore;
* artikujt që nuk përdoren më.
6. Gjendja e stokut
Nëse softueri i ri do të përdoret edhe për magazinë, gjendja fillestare e stokut duhet të jetë e saktë dhe e dokumentuar.
Kalimi me një gjendje të pasaktë mund të krijojë dallime ndërmjet:
* stokut fizik;
* stokut në program;
* blerjeve;
* shitjeve;
* kostos së mallit të shitur;
* raporteve financiare.
7. Raportet përfundimtare nga sistemi ekzistues
Para kalimit duhet të ruhen raportet e nevojshme nga pajisja ose sistemi i vjetër.
Rekomandohet të ruhen së paku:
* raportet ditore;
* raportet periodike;
* raportet sipas normave të TVSH-së;
* qarkullimi deri në datën e kalimit;
* lista e artikujve;
* gjendja e arkës;
* gjendja e stokut;
* dokumentacioni i mbylljes ose transferimit.
Kalimi duhet të bëhet në një datë të qartë, në mënyrë që të mund të ndahet qarkullimi i regjistruar në sistemin e vjetër nga qarkullimi në sistemin e ri.
Pse duhet të përfshihet kontabiliteti në këtë proces?
Softueri fiskal nuk duhet të shihet vetëm si përgjegjësi e departamentit të shitjes ose e kompanisë që e instalon programin.
Çdo transaksion i regjistruar ndikon në:
* librin e shitjes;
* deklaratën e TVSH-së;
* qarkullimin;
* të hyrat;
* arkën;
* llogaritë e arkëtueshme;
* stokun;
* marzhën;
* pasqyrat financiare.
Për këtë arsye, konfigurimi duhet të kontrollohet edhe nga këndvështrimi kontabël dhe tatimor.
Një sistem mund të jetë teknikisht funksional, por të prodhojë të dhëna të pasakta nëse artikujt, normat tatimore, mënyrat e pagesës ose procedurat e anulimit nuk janë konfiguruar si duhet.
Gabimet që duhet të shmangen
Gjatë kalimit në SEF, bizneset duhet të shmangin veçanërisht këto gabime:
* përdorimin e një softueri pa kontrolluar certifikimin;
* supozimin se çdo program faturimi është automatikisht SEF;
* fillimin e përdorimit pa e kontrolluar Kodin Unik për Fiskalizim;
* moskoordinimin me kontabilitetin;
* bartjen e artikujve me norma të pasakta të TVSH-së;
* mosruajtjen e raporteve nga pajisja ekzistuese;
* përzierjen e qarkullimit ndërmjet sistemit të vjetër dhe sistemit të ri;
* mospërputhjen e njësive të biznesit;
* mosdhënien e trajnimit për punëtorët që lëshojnë kuponë;
* mungesën e një procedure për anulime, kthime dhe korrigjime.
A e zëvendëson SEF-i kontabilitetin?
Jo. Softueri Elektronik Fiskal regjistron dhe fiskalizon transaksionet sipas funksioneve për të cilat është certifikuar, por nuk e zëvendëson kontrollin kontabël dhe tatimor.
Biznesi vazhdon të jetë përgjegjës për:
* saktësinë e shitjeve;
* dokumentimin e blerjeve;
* deklarimin e TVSH-së;
* evidencën e stokut;
* rakordimin e arkës dhe bankës;
* ruajtjen e dokumentacionit;
* raportimin financiar;
* trajtimin e anulimeve dhe korrigjimeve.
Digjitalizimi mund ta përmirësojë procesin, por vetëm kur të dhënat vendosen saktë dhe kontrollohen rregullisht.
Çfarë rekomandohet të bëjnë bizneset tani?
Bizneset që planifikojnë përdorimin e SEF-it duhet të veprojnë në mënyrë të organizuar:
1. Të kontrollojnë menynë “Fiskalizimi” në EDI;
2. Të verifikojnë nëse e posedojnë Kodin Unik për Fiskalizim;
3. Të kontrollojnë listën e softuerëve të certifikuar nga ATK-ja;
4. Të analizojnë sistemin që përdorin aktualisht;
5. Të përgatisin artikujt, normat e TVSH-së dhe gjendjen e stokut;
6. Të koordinohen me kontabilitetin dhe ofruesin e softuerit;
7. Të përcaktojnë një datë të qartë të kalimit;
8. Të ruajnë raportet dhe dokumentacionin nga sistemi ekzistues;
9. Të testojnë sistemin e ri para përdorimit të plotë;
10. Të trajnojnë personat përgjegjës për shitje dhe fiskalizim.
Përfundim
Funksionalizimi i shërbimit “Kërkesë për Fiskalizim” në EDI është një hap i rëndësishëm drejt digjitalizimit të proceseve fiskale në Kosovë.
Megjithatë, pajisja me Kodin Unik për Fiskalizim është vetëm një pjesë e procesit. Kalimi nga PEF-i në SEF duhet të bëhet me planifikim, me softuer të certifikuar, me të dhëna të sakta dhe me koordinim ndërmjet biznesit, kontabilitetit dhe ofruesit të sistemit.
Çdo biznes duhet ta analizojë situatën e vet individualisht dhe të mos ndërmarrë kalim të pakontrolluar vetëm për shkak të funksionalizimit të shërbimit të ri në EDI.