Burime njerëzore dhe dokumente pune

Pse duhet?

Kontrata e punës përcakton marrëdhënien ndërmjet punëdhënësit dhe punëtorit: pozitën, pagën, orarin, kohëzgjatjen, detyrat, të drejtat dhe përgjegjësitë kryesore.

Kur duhet?

• Para fillimit të punës
• Kur punësohet punëtor i ri
• Kur ndryshon pozita ose paga
• Kur ndryshon lloji i kontratës
• Kur vazhdohet ose përditësohet marrëdhënia e punës

Çka duhet të përmbajë zakonisht?

• Të dhënat e punëdhënësit
• Të dhënat e punëtorit
• Pozita e punës
• Data e fillimit
• Kohëzgjatja e kontratës
• Orari i punës
• Paga bruto/neto, sipas marrëveshjes
• Detyrat dhe përgjegjësitë
• Të drejtat dhe obligimet
• Pushimi vjetor dhe kushtet kryesore
• Nënshkrimet e palëve

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Dosja e punëtorit ndihmon biznesin të ruajë të gjitha dokumentet që lidhen me punësimin, ndryshimet, pagat, pushimet dhe komunikimet zyrtare me punëtorin.

Kur duhet?

• Në momentin e punësimit
• Para deklarimit të punëtorit
• Para fillimit të marrëdhënies së punës
• Kur biznesi dëshiron evidencë të rregullt të stafit

Çka përfshin zakonisht?

• Dokument personal
• Kontrata e punës
• CV ose të dhëna profesionale, kur ka
• Diploma/certifikata, kur kërkohen
• Vendime të punëdhënësit
• Kërkesa të punëtorit
• Evidencë pushimesh
• Ndryshime page/pozite
• Njoftime për ndërprerje pune
• Dokumente të lejeve ose mungesave
• Dokumente për punëtorë të huaj, kur ka

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Vendimet ndihmojnë të dokumentohen ndryshimet dhe veprimet e punëdhënësit ndaj punëtorit, si ndryshim pozite, ndryshim page, pushim, bonus, vërejtje ose ndërprerje pune.

Kur duhet?

• Ndryshim page
• Ndryshim pozite
• Bonus ose kompensim
• Aprovim pushimi
• Ndërprerje kontrate
• Transferim në pozitë tjetër
• Masa disiplinore, sipas rastit
• Ndryshim orari

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Kërkesat dhe njoftimet e shkruara krijojnë evidencë të qartë për komunikimet ndërmjet punëtorit dhe punëdhënësit.

Shembuj

• Kërkesë për pushim vjetor
• Kërkesë për pushim pa pagesë
• Njoftim për mungesë
• Kërkesë për ndryshim orari
• Kërkesë për vërtetim pune
• Kërkesë për ndryshim të të dhënave
• Njoftim për ndërprerje pune

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Pushimi vjetor është e drejtë e punëtorit dhe duhet të evidentohet qartë, në mënyrë që biznesi të dijë sa ditë janë shfrytëzuar dhe sa kanë mbetur.

Kur duhet?

• Kur punëtori kërkon pushim
• Kur planifikohet pushimi vjetor
• Në fund të vitit
• Kur ndërpritet marrëdhënia e punës
• Kur kërkohet evidencë për dosjen e punëtorit

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Pushimi mjekësor dhe mungesat ndikojnë në evidencën e punës, listën e pagave dhe dokumentet e punëtorit.

Kur duhet?

• Kur punëtori mungon për arsye shëndetësore
• Kur dorëzohet raport mjekësor
• Kur mungesa ndikon në pagë
• Kur duhet të ruhet evidencë në dosje

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Përveç pushimit vjetor dhe mjekësor, mund të ketë edhe raste tjera kur punëtori kërkon mungesë ose leje të veçantë. Këto duhet të trajtohen me dokumente të qarta.

Shembuj

• Pushim pa pagesë
• Leje familjare
• Leje për arsye personale
• Leje për ngjarje familjare
• Mungesë e arsyetuar
• Mungesë e paarsyetuar

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Çdo ndryshim në pagë, pozitë ose orar duhet të dokumentohet, sepse ndikon në kontratë, payroll, deklarime dhe evidencë të punëtorit.

Kur duhet?

• Rritje page
• Ulje page sipas marrëveshjes
• Ndryshim pozite
• Ndryshim orari
• Kalim nga orar i pjesshëm në të plotë ose anasjelltas
• Ndryshim i kushteve të punës

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Ndërprerja e punës duhet të dokumentohet saktë për të mbyllur marrëdhënien e punës, pagën finale, pushimet e pashfrytëzuara dhe dosjen e punëtorit.

Kur duhet?

• Dorëheqje
• Përfundim kontrate
• Marrëveshje për ndërprerje
• Ndërprerje nga punëdhënësi, sipas rastit
• Përfundim i kontratës me afat

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Punëtori i ri duhet të dokumentohet dhe të trajtohet me kohë para fillimit të punës, duke përfshirë kontratën, të dhënat personale dhe lajmërimin në sistemin përkatës kur kërkohet.

Kur duhet?

• Para fillimit të punës
• Kur lidhet kontratë e re
• Kur punëtori futet në listën e pagave
• Para deklarimit mujor

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Paga zakonisht duhet të paguhet përmes bankës, prandaj punëtori duhet të ketë llogari bankare aktive dhe të dhëna të sakta për pagesë.

Kur duhet?

• Para pagesës së parë të pagës
• Kur punëtori ndërron bankën
• Kur biznesi kërkon unifikim të pagesave
• Kur banka kërkon dokumente shtesë

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Punëtorët e huaj mund të kërkojnë dokumente shtesë për qëndrim, leje pune, kontratë dhe dosje të punësimit.

Kur duhet?

• Para punësimit
• Para fillimit të punës
• Kur ka nevojë për leje qëndrimi
• Kur ka nevojë për leje pune
• Kur ndryshon statusi i qëndrimit
• Kur vazhdohet kontrata

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Gabimet në dokumente pune krijojnë paqartësi në marrëdhënien me punëtorin dhe mund të ndikojnë në payroll, pagesa, pushime dhe kontrolle.

Gabime të shpeshta

• Punëtori fillon punën pa kontratë
• Kontrata nuk përputhet me pagën reale
• Mungon data e fillimit
• Mungon pozita ose përshkrimi i punës
• Pushimet nuk evidentohen
• Ndryshimet në pagë nuk dokumentohen
• Largimi nuk mbyllet me dokument
• Dosja e punëtorit është e paplotë
• Dokumentet nuk ruhen në një vend
• Vendimet nuk nënshkruhen

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.

Pse duhet?

Lista e dokumenteve kryesore ndihmon që dosja e punëtorit të jetë e plotë, e qartë dhe e përdorshme për kontroll të brendshëm ose institucional.

Si bëhet?

• Analizohet rasti dhe dokumentet ekzistuese.
• Përgatitet dokumenti ose evidenca e nevojshme.
• Kontrollohen të dhënat, datat dhe nënshkrimet.
• Dokumenti ruhet në dosjen e punëtorit dhe përcillet te Payroll kur ndikon në pagë.